מוצרי פרסום למוסדות וארגונים: איך מזמינים במכרז, בכמויות ובלוח זמנים ציבורי
מוסד ציבורי מזמין מוצרי פרסום אחרת מחברה פרטית: ההזמנה עוברת דרך רכש, הספק צריך להיות מורשה ולעמוד בדרישות מסמכים, הכמויות גדולות, והקהל מגוון מאוד. כדי שההזמנה תגיע בזמן, מכינים את המסמכים מראש, בוחרים מוצרים שמתאימים לכל גיל ומגדר בלי מידות, ומאשרים את ההדמיה מוקדם, כי ההפקה עצמה (7-14 ימי עסקים) היא החלק הקצר בתהליך. המדריך הזה מפרט מה להכין, מה לבחור ואיך לנהל את לוח הזמנים.
מה שונה בהזמנה של מוסד
- תהליך רכש. ההזמנה עוברת אישור תקציבי, לפעמים הליך הצעות מחיר או מכרז, ואחריו הזמנת רכש רשמית. הספק צריך לספק מסמכי ספק מורשה, ניהול ספרים ואישורים לפי דרישה.
- כמויות. חלוקה לעובדי רשות, לתלמידים או למטופלים היא בדרך כלל במאות ובאלפים, ולכן שיטת המיתוג והאריזה נבחרות לפי יעילות בכמות.
- קהל מגוון. אין "קהל יעד" אחד. המוצר צריך להתאים לעובד בן 25 ולעובדת בת 62, בלי מידות ובלי טעם אישי.
- לוח זמנים ציבורי. אירועים כמו יום המורה, שבוע הבריאות או טקס סוף שנה נקבעים מראש ולא נדחים. ההזמנה חייבת להתאים אליהם.
מה להכין לפני שפונים לספק
- מסגרת תקציב מאושרת (או ידיעה מתי היא תאושר).
- כמות עם רזרבה של 5-10%.
- לוגו וקווי מיתוג בקובץ וקטורי (PDF או AI). למוסדות ציבוריים יש לרוב סמל רשמי עם כללי שימוש; שלחו אותם יחד עם הלוגו.
- דרישות מסמכים מהספק כפי שהרכש דורש, כדי שנשלח אותם עם הצעת המחיר.
- תאריך יעד וכתובות אספקה (מטה אחד או כמה אתרים).
אצלנו כל לקוח מוסדי מקבל מנהל לקוחות אישי שמכיר את הדרישות ואת ההיסטוריה, וזמין בוואטסאפ. לעסקים ומוסדות מוסדרים אפשריים תנאי תשלום שוטף+60 בכפוף לכתב מינוי ספק ואישור הנהלת חשבונות.
מה עובד לקהל רחב
הכלל: שימושי, ניטרלי, בלי מידות. אלה הקטגוריות שמצליחות במוסדות:
- בקבוקי שתייה ובקבוקים תרמיים: מתאימים לכל גיל, נשארים בשימוש, ומתאימים גם למסר של בריאות וסביבה.
- תיקי בד: לחלוקה בכנסים מקצועיים, בימי עיון ובאירועי קהילה. זולים ליחידה בכמויות גדולות.
- מחברות ועטים: הבסיס של כל ערכת השתלמות.
- כובעי שמש ומטריות: לאירועי חוץ ולצוותי שטח ברשויות.
- אפודים זוהרים ממותגים: לצוותי תחזוקה ושטח, כשהמיתוג הוא גם זיהוי.
- מארזי חג ממותגים: לעובדי הרשות או המוסד, בתמהיל ניטרלי. ראו מתנות לראש השנה לעובדים.
מה פחות עובד: ביגוד במידות לקהל שלא נמדד, מוצרי טעם אישי, ומוצרים שבירים לחלוקה המונית.
מיתוג של סמל רשמי
סמלים של רשויות ומוסדות מגיעים לרוב עם כללי שימוש: צבעים מוגדרים, פרופורציות, שטח נקי מסביב. אנחנו עובדים לפי הכללים האלה ומחזירים הדמיה לאישור לפני הייצור, כך שהממונה על המיתוג רואה בדיוק איך הסמל יופיע. בכמויות גדולות על טקסטיל ותיקי בד הדפסת משי בצבע אחד או שניים היא הבחירה היעילה; על בקבוקים ומוצרים קשיחים הדפסת UV או חריטה. אם הסמל מורכב, נמליץ על גרסה מפושטת לפריטים קטנים.
לוח זמנים ריאלי למוסד
ההפקה עצמה אורכת 7-14 ימי עסקים מאישור ההדמיה, והצעת מחיר מגיעה תוך 24 שעות. מה שלוקח זמן במוסדות הוא האישורים: תקציב, רכש, מיתוג. לכן כדאי להתחיל 6-8 שבועות לפני האירוע, לבקש את הצעת המחיר ואת מסמכי הספק מיד, ולאשר את ההדמיה ברגע שהיא מגיעה. בהזמנות דחופות אפשר לקצר את ההפקה בתיאום מראש ובתוספת דמי דחיפות, אבל את שלב האישורים אין איך לקצר מבחוץ.
אספקה לכמה אתרים
מוסדות רבים פועלים בכמה אתרים: סניפים, בתי ספר, מרפאות. אנחנו אורזים לפי אתר, מסמנים כל קרטון, ומשלחים לכל כתובת בנפרד, כך שכל אתר מקבל את הכמות שלו בתאריך אחד. משלוח לכתובת אחת כלול במחיר; משלוח למספר כתובות מתומחר בנפרד לפי מספר האתרים.
איך מתחילים
שלחו לנו את מסגרת הכמות, את התאריך, את הסמל הרשמי ואת רשימת מסמכי הספק שהרכש דורש. תוך 24 שעות תקבלו הצעת מחיר עם המסמכים, ושתי חלופות למוצרים. אפשר להתחיל גם מהקטלוג המלא או מסל הצעת המחיר. אחרי האישור: הדמיה, הפקה בבית הדפוס שלנו בראשון לציון, ואספקה לכל האתרים.
